Tool review #2: things & wunderlist

Seit ich meinen Mac habe, habe ich meine Aufgabenverwaltung von loser Zettelwirtschaft auf das Tool things umgestellt. Mittlerweile ist es ziemlich unverzichtbar geworden und ich weiß manchmal gar nicht mehr, wie es ohne überhaupt möglich war nicht den Überblick zu verlieren ;-)

Im Prinzip bin ich mit things auch sehr zufrieden, allerdings fehlt mir die Möglichkeit meine Aufgaben, bzw. einen Teil davon mit anderen Menschen in meinem Umfeld zu teilen. Für die gemeinsame Arbeit wäre das eine ziemliche Arbeitserleichterung, grade weil ich meine Kollegen relativ selten sehe. Ein Großteil der Zusammenarbeit läuft online – da die meisten Projekte viel Abstimmungsbedarf mit sich bringen macht das auch den Mammut-Anteil meiner gesamten Arbeitszeit aus. Da wäre es doch sehr hilfreich eine kleine, simple, in die Arbeitsabläufe integrierbare Aufgabenverwaltung zu haben. Die großen Projektmanagement-Anwendungen sind für uns zu umfangreich und zu sperrig; teilweise nutzen wir unfuddle, was sich für mich aber nicht so gut in die sonstigen Arbeitsabläufe integrieren lässt, da es keine Desktop-Komponente hat. Zudem ist es eigentlich auch zu mächtig für unsere Ansprüche und als software project management solution für andere Arbeitskontexte gemacht. Daher möchte ich mich hier auf zwei Tools beschränken, die beide positive Aspekte haben, aber beide auch noch nicht "perfekt" sind: things und wunderlist.

Things ist ein kostenpflichtiges Tool von CulteredCode, das auf Mac, iPad und iPhone läuft und zwischen diesen auch synchronisiert werden kann. Wunderlist von 6Wunderkinder ist kostenfrei und kompatibel mit Mac, iPhone, iPad, PC & Android, aber auch browser-basiert zu haben. Die Wunderkinder arbeiten zur zeit an "wunderkit" einer "online working platform". Es wäre also durchaus möglich, dass wunderlist Teil dieses größeren Projekts ist/wird – was das im Endeffekt bedeutet, bleibt abzuwarten.

Beide Tools sind vom Design her angenehm schlicht gehalten, sehr intuitiv zu nutzen und mit den wichtigen Grundfunktionen einer Aufgabenverwaltung ausgestattet. Aufgaben können angelegt, bearbeitet, mit Datum und Notizen versehen, favorisiert und kategorisiert werden. Things ermöglicht zum kategorisieren zum einen tags und zum anderen die Einteilung in Projekte. Mir sind vom workflow tags lieber, weil sich die Aufgaben für verschiedene Projekte oft überschneiden, bzw. nicht eindeutig zuordnen lassen. Das mag aber durchaus in anderen Arbeitskontexten auch ganz anders sein. Wunderlist erlaubt nur die Zuordnung zu Listen, was in etwa den Projekten bei things gleichkommt. Für mich als exzessiven tagger leider etwas unpraktisch. In beiden Anwendungen kann man per drag & drop die Aufgaben in der Standardansicht sortieren/priorisieren, was ich sehr praktisch finde.

Zusätzlich zur thematischen Kategorisierung können Aufgaben bei beiden Tools in zeitlichen Intervallen dargestellt werden. Wunderlist teilt ein in heute, morgen, nächste 7 Tage, später und ohne Datum. Bereits überfällige Aufgaben werden in der zeitlichen Darstellung nicht mehr mit angezeigt. Für mich problematisch, da ich meine selbst gesetzten Deadlines oft um ein paar Tage überschreite und Aufgaben so aus dem Blick verlieren könnte. Es gibt zwar einen riesigen roten Button, der mir anzeigt wie viele Aufgaben überfällig sind (und der in jeder Ansicht präsent ist), wenn dieser – wie bei mir – allerdings immer zu sehen ist gerät er zum integrativen Bestandteil und wird ignoriert (zumindest von mir). Things teilt erst mal ein in heute und als nächstes. Innerhalb dessen kann nach Erstellungsdatum (standard), Tags oder Zeit sortiert werden. Zeitlich wird dann diese Woche, nächste Woche, Monat x, Monat y, …. unterteilt. Aufgaben ohne Datum fallen hierbei raus. Auch nicht ganz unproblematisch für mich, da ich viele Aufgaben habe, die nicht unbedingt eine Deadline haben, aber natürlich trotzdem irgendwann erledigt werden müssen. In der unsortierten Ansicht unter "als nächstes" werden sie allerdings angezeigt. Wer nicht all zu viele Aufgaben gleichzeitig hat, dem wird das unter Umständen reichen, da nicht sortiert werden muss. Beide Tools zeigen die Aufgaben Listen- bzw. Projektübergreifend an, wenn zeitlich sortiert wird. Things ermöglicht es auch nur die einem Projekt zugehörigen Aufgaben zeitlich zu sortieren.

So weit haben beide Tools ihre Vor- und Nachteile, ich könnte/kann mich aber mit beiden anfreunden. Die wirklich großen Unterschiede, die mir eine Entscheidung zwischen beiden Systemen schwer machen, sind:

1. Integration in Arbeitsabläufe
2. kollaboratives Arbeiten
3. wiederkehrende Aufgaben

1. Things ermöglicht es durch ein Schnelleingabefenster von jeder beliebigen Anwendung aus per shortcut Aufgaben anzulegen. Aus einem Dokument, einer Website oder einer Mail heraus angesteuert wird automatisch ein Link zum Ursprungsort der Aufgabe beigefügt. Das ermöglicht beispielsweise ein schnell eingetackertes "unbedingt lesen", ohne dass man die Anwendung wechseln, oder einen Verweis auf den Text selbst hinzufügen müsste. Auch wunderlist kann shortcuts, allerdings nicht anwendungsübergreifend, wodurch man immer aus dem Arbeitsfluss herausgerissen wird, um eine Aufgabe anzulegen. Das wäre für mich ein immens wichtiges Feature, ohne das ich nicht auf Wunderlist umsteigen möchte.

2. Hier spielt wunderlist für mich seinen Joker aus. Ich kann über dieses tool kollaborativ mit anderen zusammenarbeiten und das auch noch systemübergreifend – denn bei weitem nicht alle in meiner Umgebung arbeiten mit Mac. Listen können ganz einfach mit anderen geteilt werden, wobei eingestellt werden kann, wer welche Rechte hat. Listen können auch per mail verschickt werden, so dass "nicht-Nutzer" sie zumindest auch einsehen können. Last but not least können Listen für alle zugänglich gemacht werden, indem sie in die CloudApp geladen werden. Things ermöglicht nichts desgleichen. Für mich sind das die Features, weswegen ich einen Wechsel in Erwägung ziehe.

3. Things erlaubt es wiederkehrende Aufgaben anzulegen. Eine nette kleine, aber sehr praktische Funktion, wenn einige Aufgaben regelmäßig anfallen. Gibt es bei mir eher selten, finde ich dennoch sehr praktisch – vielleicht kommen sie ja noch, die immer wiederkehrenden ToDos… geht in wunderlist derzeit nicht.

Wunderlist ist eine noch sehr junge Anwendung, die sehr stark weiterentwickelt wird. Erstmal bleibe ich wegen der anwendungsübergreifenden Schnelleingabe bei Things und wurschtele eben alleine vor mich hin. Wenn jeder seine Aufgaben selbst verwalten muss, kostet das zwar auch Zeit und ist unpraktisch, aber insgesamt ist things derzeit für mich produktiver einsetzbar. Wenn sich jedoch abzeichnet, dass wunderlist eine Schnelleingabe entwickelt, dann kann ich mir sehr gut vorstellen zu wechseln. So lange verfolge ich interessiert die Entwicklung von wunderlist und wunderkit in Blog und Twitter und bin gespannt was kommt.